Cung cấp nhân sự sự kiện
Để tổ chức thành công một sự kiện, thì đội ngũ nhân sự sự kiện sẽ được chia ra thành từng nhóm khác nhau, hỗ trợ và sẽ giúp đỡ nhau ở trong quá trình làm việc.
1. Đội ngũ nhân sự sự kiện bao gồm những ai?
1.1. Nhân sự dẫn dắt sự kiện
Họ sẽ hỗ trợ quản lý ở trong việc kiểm soát sự kiện. Dẫn dắt hay là sự kiện chịu trách nhiệm hỗ trợ các vấn đề ví dụ như: lên bảng công việc chi tiết và bố trí nhân sự cho sự kiện và liên hệ nhà cung cấp,… Các điều khoản về việc thuê mướn địa điểm, hệ thống âm thanh cũng sẽ được dẫn dắt sự kiện đảm nhiệm.
1.2. Nhân sự giám sát sự kiện
Giám sát sự kiện là người sẽ chịu trách nhiệm điều phối hay là quá trình sự kiện diễn ra. Họ là người nắm bắt rõ được hay là nhân sự phân công trong từng hạng mục.
1.3. Cộng tác viên và khách mời tham dự
Họ là người giảm bớt hay là khó khăn về khối lượng công việc với hay là quản lý. Việc có cộng tác viên trong đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và giúp tăng hiệu quả làm việc.
1.4. Nhân sự quản lý hậu cần
Quản lý hậu cần cũng sẽ nhận công việc theo hay là sự phân công và hoàn thành những công việc được giao với đúng tiến độ.
1.5. Nhân sự quản lý tài chính
Quản lý tài chính sẽ là những người sẽ đến gặp trực tiếp hay là khách hàng để giới thiệu, hỗ trợ về những dịch vụ tổ chức sự kiện và sẽ đưa đi thuyết trình và đàm phán với hay là khách hàng.
1.6. Nhân sự phụ trách kỹ thuật
Bộ phận kỹ thuật chịu trách nhiệm những yếu tố liên quan đến trang thiết bị sự kiện như: hạng mục sân khấu và vận chuyển, âm thanh, ánh sáng, vật dụng sự kiện.
1.7. Nhân sự lễ tân
Là những người được thuê để đi làm thời vụ theo dự án, sẽ có trách nhiệm hỗ trợ thực hiện hay là công việc do quản lý đưa ra theo thời gian và công việc.
1.8. Nhân sự phụ trách an ninh
Bộ phận an ninh thông thường cũng sẽ làm nhiệm vụ hỗ trợ hay là khách mời tham dự các vấn đề đi lại, giúp bảo đảm an ninh cho sự kiện.
2. Vai trò của mỗi nhân sự trong một sự kiện
Nhân sự là yếu tố tối quan trọng đối với công việc tổ chức sự kiện, bởi con người là tiền đề cho hay là hoạt động diễn ra trong sự kiện, là một nơi bắt nguồn những ý tưởng sáng tạo và cụ thể kế hoạch ở trên giấy ra thực tế. Bởi vậy, có thể nói các nhân sự trong sự kiện là yếu tố quan trọng bậc nhất sẽ quyết định thành công của một event.
3. Yêu cầu đối với mỗi nhân sự sự kiện
3.1. Kiến thức chuyên môn về sự kiện và vị trí phụ trách
Một sự kiện là tổ hợp của rất là nhiều công đoạn, đòi hỏi những người làm sự kiện cần có một kiến thức nhất định và có thể nói là “cái gì cũng phải biết”.
3.2. Tính sáng tạo và tư duy tổ chức
Một sự kiện được tổ chức độc đáo và được ấn tượng có sức hút hết sức đặc biệt đối với công chúng. Vì thế, chính yếu tố sáng tạo sẽ là yếu tố sống còn cho hay là người làm nghề này.
3.3. Khả năng làm việc nhóm tốt
Tự bản thân một người sẽ không thể gồng gánh hoàn thành được cả một sự kiện lớn, mà cần có sự phối hợp hợp tác với rất nhiều người trong nhóm, chính vì thế khả năng làm việc nhóm tốt cũng sẽ rất cần thiết cho người làm sự kiện.
3.4. Xử lý vấn đề nhanh nhạy
Họ cần phải biết tổ chức hay là vấn đề một cách hợp lý, từ quản lý con người và cả cơ sở vật chất, tính toán chi phí tổ chức và các phát sinh, doanh thu,… nhưng cũng đồng thời phải năm chi tiết mỗi một vấn đề nhỏ trong từng mảng để đảm bảo mọi thứ sẽ được vận hành một cách trơn tru.
